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影響力教練:Askats.Yang
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本篇為經理人月刊專欄文章:一個人資主管的體悟:高段的人「經營時間」,平凡人「管理時間」(供社群分享連結,全文刊載僅授權經理人月刊平台)
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身為管理者的你,每天總有開不完的會,還有各種廣泛的管理工作與待辦事項等著處理與應對。雖然有部屬可以分憂解勞,但是仍有許多活動需要你負責和參與。時間對於你來說似乎是永遠不夠用的資源,你不斷學習各種管理時間的小秘訣,渴望能讓自己在公事上更好地分配時間,完成待辦事項、提升工作效率,但卻覺得還是被永無止盡的工作推著跑,仍然沒有辦法作自己時間的主人?

以上其實是我自己的個人經驗,如果你剛好有與我相同的感受,那麼關於時間管理這門學問,最近我有些新的體悟,或許可以有些幫助。

一、時間管理象限的迷思
學習時間管理的第一課,通常都是從辦識任務所屬的「四個象限」開始。據說這最早是由美國總統艾森豪所提出,後來又被與成功有約的作者史蒂芬 柯維(Stephen R. Covey)發揚光大。時間管理的四個象限由緊急與重要的指標構成,分成「重要且緊急」、「重要不緊急」、「緊急不重要」、「不緊急不重要」四部分。而柯維主張要事第一,也就是每個人應學著將精力放在「重要但不緊急」的事情,才不會總是在救火處理「緊急不重要」的事。

時間管理的四象限給了我們許多啟發,不過在職場上更重要的,其實是要注意由誰決定某件任務的重要性或緊急性?是由你自己、你的上階主管還是相關同事呢?許多工作者把象限畫出來後,就急著將事件作分類,埋首於自己認為重要或是緊急的事,但事情的重要(緊急)性卻與主管期望的完全不一樣。你的努力勤奮用錯了方向,也導致了工作效率不彰,其實是很可惜的事情。四象限是很好用的工具,但投入工作前別忘了與身旁的利益關係人作核對。

二、理解時間顆粒度
時間顆粒度指的是安排時間的基本單位。朋友傳給我一張中國首富、地產大亨王健林的行程表。62歲的他,早上4點起床健身吃早餐,5點45分前往機場,一整天飛行6000公里,到了三個城市,然後晚上7點回到辦公室,繼續加班。行程表顯現的不只是他把握時間,而是可以看出他安排一件事情的時間單位,基本上是15分鐘為一個時間顆粒度。據說微軟創辦人比爾.蓋茲的時間顆粒度是5分鐘,將時間切分至如此細微,幾乎是類似美國總統的時程安排了。

學習時間顆粒度的概念,並不是要讓我們學著將時間也切割得如此細緻。而是可以停下來思考一下,個人在商業世界中的時間顆粒度以什麼為單位呢?你是以半個小時、1個小時還是半個工作天安排手上的公事?或許你可以省思一下個人的時間顆粒度,當你的工作與責任愈來愈大時,單位時間的價值相對提高了,那麼時間顆粒度有沒有可以提升與細化的空間,幫助自己妥善管理好每一個時間片刻。

三、經營好你的時間
傳統的時間管理原則著重在如何妥善地分配時間、避免浪費時間,也就是把時間用好用滿。因此除了要學習如何將事情分為輕重緩急外,也清楚地列出列待辦事項清單,對所作事情所花的時間進行記錄與省思,這些方式的確能很好地幫助我們珍惜時間、找出時間的碎片。然而,若你想讓時間的投入與成果顯得更有價值,則必須進一步學習經營自己的時間。

比方說,思考如何將一段時間所產生的成果儘量多元化?當你帶領部屬完成了一項專案,別只是花時間開會檢討缺失,也可以想想這段時間對未來還能有什麼幫助?你可以試著把專案期間的lesson leanrt 收集起來,雖然多費了些時間,但投入的時間將產生可重覆利用的收益性。

因為下次遇到類似的需求與情境,這些Lesson learnt可以更有效地讓團隊成員作出應對,避開可能重覆的困難與錯誤,幫助團隊成功。因此,從經營時間的角度出發,能讓你預先設想未來期望達到的成果收益是什麼,連帶地影響你決定如何進行高效的思考、學習與工作。

當我們感覺到時間不夠用,就會直覺地去尋找關於時間管理的方法。不過,認真說起來,我們並無法「管理」時間,時間每分每秒都在流逝,它不像一般的資源可以生產、儲存與組織。我們真正能管理好的,其實是自己看待時間的意義,在組織中什麼是重要的事情?如何善用自己的單位時間?如何經營時間獲得更多收益?唯有如此,才能作自己時間的主人,也管理好你的人生。

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